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云南省檔案服務機構備案所需材料及表格下載
文章來源: 發布時間:2019-02-21

云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法

 

第一章 總則

第一條 為保障檔案數字化工作順利進行,確保檔案及其數字化成果和相關國家秘密的安全,根據《中華人民共和國檔案法》、 《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規以及相關規范、標準,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案數字化工作是指采用計算機、掃描儀、數碼相機等信息設備,對各類介質載體的檔案內容進行數字信息轉化,使其成為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的加工處理過程。

第三條 本省行政區域內各級機關、社會團體、國有企業事業單位、其他涉及國家秘密載體單位(以下簡稱“檔案數字化組織實施單位”)及相關檔案數字化服務機構(以下簡稱“檔案服務機構”)或工作人員,在檔案數字化工作中應當遵守本辦法。

第四條 縣級以上檔案、保密行政管理部門分別負責對本行政區域內檔案數字化工作和相關保密工作進行監督、指導,并組織開展檔案數字化安全管理、保密培訓。

第二章 組織實施

第五條 檔案數字化組織實施單位和檔案服務機構應建立健全規章制度,明確管理機構和人員,確保檔案實體、信息及檔案數字化成果的安全,嚴防泄密事件發生。

第六條 檔案數字化組織實施單位委托本單位之外的檔案服務機構承擔檔案數字化的,應選擇具有云南省檔案數字化服務機構備案證書的檔案服務機構。符合以下條件的檔案數字化服務機構可以申請備案:

(一)在中華人民共和國境內登記注冊的企業或事業法人,且無境外(含港澳臺)組織、機構、人員投資;具備工商管理部門核發的有效營業執照,其業務范圍中具有數字化加工或者檔案掃描項目;

(二)參與檔案數字化工作的工作人員為中華人民共和國境內公民,無犯罪記錄,與所在檔案服務機構簽訂勞動合同,并通過縣級以上檔案、保密行政管理部門組織的培訓;

(三)具備與檔案數字化工作相適應的信息設備和技術;安全保密管理制度健全,有完善的檔案數字化加工組織管理方案、檔案和信息安全保密風險防范預案;設有專人負責安全保密工作;

(四)三年來未發生檔案安全事故、泄密事件,無非法獲取或非法持有檔案及檔案復制件、國家秘密載體等行為;

(五)取得國家秘密載體印制資質(檔案數字化類)。

符合上述條件的檔案服務機構,可向省檔案行政管理部門提出申請,省檔案、保密行政管理部門按照各自職能,對申請機構進行審查核實,通過后,共同列入云南省檔案數字化服務機構名錄,并頒發云南省檔案數字化服務機構備案證書,在一定范圍內公布。通過備案的檔案服務機構每兩年進行一次復查,未經過備案的不得承擔本辦法規定范圍內單位檔案數字化工作。

第七條 檔案數字化組織實施單位應與檔案服務機構簽訂安全保密協議,并于協議簽訂后十日內報同級檔案、保密行政管理部門備案。

第八條 檔案數字化組織實施單位和檔案服務機構,應針對具體檔案數字化項目制定安全保密工作實施方案,相關安全保密管理人員要落實崗位責任制。

第九條 檔案服務機構應將工作人員個人的基本信息、安全保密承諾書及檔案、保密崗位培訓合格證書復印件及時匯總報送委托單位審查備案。

第十條 檔案數字化組織實施單位自行聘用臨時人員開展檔案數字化的,所聘用人員應參照本規定第六條第(二)、(四)款、第九條進行管理。

第十一條 絕密級檔案及其他必須嚴格控制知悉、使用范圍的檔案,應由檔案數字化組織實施單位工作人員使用本單位專門設備實施數字化。

第三章 場所管理

第十二條 檔案數字化工作應在專門檔案數字化工作場所(以下簡稱“場所”)內進行,場所應符合以下要求:

(一)設置在符合安全保密要求的檔案數字化組織實施單位或本地綜合檔案館建筑內且相對獨立的區域;

(二)配備防盜、視頻監控設施設備;符合防塵、防火、防有害生物等安全管理要求,供電穩定;

(三)配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具;在檔案數字化加工區外設置存放工作人員私人物品的專用儲物箱柜;

(四)場所內不得設有能連接國際互聯網的信息接口。

第十三條 檔案數字化工作應實施全程攝像錄像監控,監控視頻數據應由組織實施檔案數字化單位保存3年以上。

第十四條 應建立檔案數字化工作場所管理制度,核查出入人員身份,嚴禁無關人員進入場所。

第十五條 進入場所的工作人員嚴禁攜帶手機、照相機、攝像機等具備照相攝像功能的設備和各類移動存儲介質等信息設備及與工作無關的物品;未經安全保密管理人員許可,嚴禁將場所內的任何物品帶離場所。

第十六條 檔案數字化工作人員不得在數字化場所內從事與數字化工作無關的活動,嚴禁在場所內進食、吸煙、飲水。

第四章 數字化流程和成果管理

第十七條 組織實施檔案數字化單位和檔案服務機構應明確責任,規范管理檔案。

(一)檔案出入庫必須仔細清點,完備登記和辦理交接手續;

(二)按卷(批)建立檔案數字化處理單,在數字化加工流程中與檔案實體同步流轉,每個檔案交接環節均清點簽字;

(三)發現檔案原件錯、缺、污、損等情況的,要及時與檔案數字化組織實施單位管理人員共同審核,并登記、簽字確認;

(四)檔案應由專人負責在專用檔案裝具中保管,嚴禁隨地堆放,使用完畢及時歸還入庫;

(五)檔案服務機構和工作人員嚴禁留存、復制、摘抄檔案。

第十八條 檔案數字化工作人員應遵守檔案數字化操作規范,防止損毀檔案。

第十九條 檔案數字化組織實施單位和檔案服務機構應有專人負責檔案數字化數據(以下簡稱“檔案數據”)管理,采取可靠措施安全保管,交接應辦理手續;嚴禁私自復制、留存、轉讓、轉借或出售檔案數據,不得泄露檔案信息。

檔案數據移交前應進行驗收檢查,確保與檔案原件一致,符合質量要求,無病毒和木馬,可讀、有效;移交后應及時登記入庫,不得私自保管。

第二十條 檔案數字化組織實施單位應科學管理檔案數據,并采用異質、異地備份等方式,確保檔案數據完整、安全和長期可用。

第二十一條 檔案數據提供利用前,應按有關規定進行鑒定,劃分使用控制范圍。

第二十二條 檔案數字化組織實施單位應制定檔案數據利用管理制度,規范利用流程,釆取防護措施,確保利用過程安全可控。

第五章 系統與設備管理

第二十三條 組織實施檔案數字化單位應對用于檔案數字化的信息設備及存儲介質進行檢查登記,并按相關保密標準和安全規范進行管理。

第二十四條 用于檔案數字化的信息設備及信息系統必須與其它網絡物理隔離;禁止安裝使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等具有無線互聯功能的硬件模塊和外圍設備;不得使用筆記本電腦、平板電腦等便攜信息設備。

第二十五條 組織實施檔案數字化單位應采取措施,對檔案數字化設備的輸入、輸出接口進行封閉處理。需開啟使用時,應經過批準和登記并由組織實施檔案數字化單位安全保密管理人員全程監督。

第二十六條 用于檔案數字化的設備和存儲介質嚴禁與其他用途設備和存儲介質交叉使用;非專用設備和存儲介質嚴禁帶入場所;設備和存儲介質移出場所前,應進行安全保密技術處理,并經組織實施檔案數字化單位審批同意后方可移出。

第二十七條 用于檔案數字化的設備和存儲介質不得擅自外送維修,維修應有專門人員現場監督。無法確保數據可靠清除的設備和存儲介質,如打印機、硬盤、移動硬盤、U盤等,嚴禁外送維修。

第二十八條 用于檔案數字化的設備和存儲介質,未進行符合國家保密標準的信息和數據清除,不得改做其他用途。報廢的應按保密規定進行處理。

第二十九條 移動存儲介質和刻錄機等數據拷貝設備應由檔案數字化組織實施單位指定專人保管,每次使用應經批準和登記,并在保管人員的監督下使用,用后立即歸還。

第三十條 檔案服務機構在結束工作任務后,應將自帶的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數據可靠清除的設備移交檔案數字化組織實施單位保管或銷毀,嚴禁擅自帶走。

第六章 監督與檢查

第三十一條 各級檔案、保密行政管理部門在各自職責范圍內,聯合或者單獨對本行政區域內檔案數字化組織實施單位、檔案服務機構及有關工作人員執行本辦法的情況和安全保密情況進行監督、檢查,并逐級適時報送相關情況。

第三十二條 檔案數字化組織實施單位違反本辦法,情節嚴重或逾期不整改的,由檔案、保密行政管理部門依照有關法律法規予以查處,并追究領導責任。

第三十三條 檔案服務機構違反本辦法,情節嚴重或逾期不整改的,由檔案、保密行政管理部門依照有關法律法規予以查處,并提請工商行政管理部門予以處罰,直至吊銷其工商營業執照。對發生下列行為之一的檔案服務機構,應撤銷其云南省檔案數字化服務機構備案證書:

(一)不接受檔案、保密行政管理部門監督以及被要求限期整改,逾期不改的;

(二)發生嚴重檔案安全事故的;

(三)發生泄密事件的;

(四)兩年內沒有承接檔案數字化工作的;

(五)未按期限進行復查或未通過復查的。

第三十四條 違反本辦法造成檔案丟失、損毀、非法持有檔案和檔案復制件及泄密的,依法追究法律責任。

第七章 附則

第三十五條 本辦法由云南省檔案局、云南省國家保密局共同負責解釋。

第三十六條 本辦法自公布之日起施行。

 

 

 

 

云南省檔案服務機構管理辦法(暫行)

 

第一章  總則

第一條  為規范檔案社會化服務,切實維護檔案安全,加快我省檔案事業發展,根據國家和省全面深化改革的有關要求,依據《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》及檔案、保密工作有關規定,結合工作實際,制定本辦法。

第二條  在本省行政區域內從事各類檔案服務活動的機構適用本辦法。

第三條  本辦法所稱檔案服務機構,是指法人、公民及其他社會組織依法設立的,從事檔案管理咨詢、評估、宣傳教育、業務培訓及檔案裝具、專用設備供應等事務服務,提供檔案收集、征集、整理、鑒定、寄存、保護、開發利用、數字化等業務服務的機構。

第四條  檔案服務機構是檔案服務項目的直接責任主體,依法并遵循市場規則自主開展活動;檔案服務委托機構是檔案服務項目管理的第一責任主體,履行檔案安全責任、管理責任、檢查責任;檔案行政管理部門依法履行行業監管責任,負責本行政區域檔案服務機構及其從業人員的監督、指導與服務工作。

第二章  備案工作

第五條  檔案行政管理部門按分級管理原則,在本行政區域內對檔案服務機構實行備案管理。檔案服務機構按自愿的原則向檔案行政管理部門辦理備案。

第六條  向省檔案行政管理部門申請備案的檔案服務機構,需提供以下材料:

(一)《云南省檔案服務機構備案申請表》(附表1);

(二)依法經有關機關設立的經檢驗無誤的證照復印件; 

(三)從業人員經培訓由省檔案行政管理部門考核合格的相關材料;

(四)所開展服務應具備的其他法律、法規、規章及涉及檔案安全的標準、規范等規定的條件,并提供相應材料復印件(蓋服務機構公章)。

第七條  通過備案的檔案服務機構每三年向省檔案行政管理部門辦理備案復核。辦理備案復核時需提交以下材料:

(一)《云南省檔案服務機構備案復核申請表》(附表2);

(二)本辦法第六條第四款規定,需要更新的材料復印件。

第九條  檔案服務機構的主體資格被注銷、吊銷、業務范圍變更不再從事檔案服務或超期未申請備案復核,自事項發生之日起其備案失效。

第三章  服務規范

第十條  檔案服務機構應誠實守信,規范從業,不斷提高業務素質,遵循檔案工作法律、法規、制度和標準、規范,確保服務質量和檔案安全。

第十一條  檔案服務機構應當確保項目負責人和員工隊伍具有一定的穩定性,并根據檔案服務需要配備檔案或相關專業知識和技能的服務人員。

第十二條  檔案服務機構執業人員應當參加檔案行政管理部門及委托機構組織的專業知識培訓,及時更新業務知識和技能。

第十三條  從事檔案數字化、開放鑒定、檔案整理的檔案服務機構及其從業人員不得非法復制、摘錄、留存、傳播委托機構或委托人的檔案及其信息。

第十四條  檔案服務機構應當主動接受、積極配合檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

第四章  監管服務

第十五條  檔案服務委托機構負責做好所委托檔案服務機構的管理工作。應與檔案服務機構明確有關業務、質量要求及檔案、信息安全保密責任;建立必要制度并落實管理人員,對檔案服務機構承擔的服務項目開展情況進行全程監控。

國家檔案館檔案服務外包工作應當在檔案館內開展。

黨政機關、國有企事業單位檔案外包工作(檔案寄存除外)應當在單位指定場所或者本地綜合檔案館,符合安全保密要求且相對獨立的區域內開展。

發現檔案服務機構違反規定或與之發生爭議的,可以向本級或上級檔案行政管理部門舉報、投訴。

第十六條 檔案行政管理部門依法履行監督責任,對檔案服務委托機構及檔案服務機構的檔案安全工作開展監督檢查。

第十七條  檔案行政管理部門對在本部門備案的檔案服務機構,應向其宣傳有關檔案工作的政策、法律、法規及標準、規范,提供培訓、業務指導,支持其參與檔案科研、研討會及學術交流活動,鼓勵從業人員參加檔案專業技術職稱評定。

第十八條  檔案行政管理部門應通過網站或其他信息公開渠道,將本部門開展的檔案服務機構備案情況進行公示。

發現存在違反檔案法律法規行為的,檔案行政管理部門應調查核實,依法處理。

第十九條  檔案行政管理部門及工作人員在檔案服務機構管理和服務過程中,應公平公正、廉潔自律,自覺接受監督,不得濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊。

第二十條  本辦法自201811日起施行。

 

 

 

 

云南省檔案服務機構備案申請表及復核申請表.doc

 

 

 

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